Elektronisk underskrift på ansættelseskontrakter: er den gyldig?

En ansættelsesaftale er en almindelig aftale. Dansk aftaleret bygger på formfrihed: aftalen er bindende, uanset om den er indgået på papir, på mail eller mundtligt. Underskriften er derfor ikke en betingelse for, at aftalen gælder. Den er bevis for, hvad der blev aftalt, og af hvem.

Ansættelsesbevisloven lægger ét krav oveni: medarbejderen skal have oplysningerne om vilkårene skriftligt, og det må ske elektronisk, når oplysningerne er tilgængelige, kan gemmes og printes, og I opbevarer dokumentation for afsendelse eller modtagelse (§ 3, stk. 3). En underskrevet PDF med en log opfylder det.

EU's eIDAS-forordning (nr. 910/2014) definerer tre slags elektroniske signaturer. Forskellen er ikke gyldighed, men hvor sikkert underskriveren er identificeret, og hvor svært det er at ændre dokumentet bagefter.

• Simpel elektronisk signatur (art. 3, nr. 10): data i elektronisk form, der er knyttet til andre data og bruges til at underskrive. Et navn skrevet i et felt, et klik på "Underskriv", en kode fra en mail. Det er den, Pactora bruger.
• Avanceret elektronisk signatur (art. 26): entydigt knyttet til underskriveren, kan identificere vedkommende, er lavet med midler under underskriverens kontrol, og enhver efterfølgende ændring kan opdages. Det er, hvad MitID-baserede løsninger typisk leverer.
• Kvalificeret elektronisk signatur: en avanceret signatur med et kvalificeret certifikat fra en godkendt udbyder. Den har samme retsvirkning som en håndskrevet underskrift i hele EU (art. 25, stk. 2).

Det vigtige for jer står i artikel 25, stk. 1: en elektronisk signatur må ikke nægtes retsvirkning eller afvises som bevis, alene fordi den er elektronisk eller ikke er kvalificeret. En simpel signatur er altså ikke ugyldig. Den skal bare kunne bakkes op af beviser.

Virksomhedens underskrift

Den, der underskriver for virksomheden, er logget ind med personlig konto og bekræftet e-mail, har totrinsbekræftelse slået til og bekræftet inden for de sidste 15 minutter, har rettighed til at underskrive, og skriver sit fulde navn og bekræfter samtykketeksten.

Medarbejderens underskrift

Medarbejderen får et personligt link på den mailadresse, I har angivet. Linket indeholder et tilfældigt token på 256 bit, og kun en hash gemmes hos os. Før kontrakten vises, skal medarbejderen indtaste en 6-cifret engangskode sendt til samme mail; koden virker i 10 minutter, spærres efter 5 forkerte forsøg og er bundet til den browser, hvor koden indtastes. Derefter læser medarbejderen den frosne kontrakt, skriver sit navn, sætter kryds og underskriver, eller afviser med en begrundelse.

Det, der binder det hele sammen

• Kontrakten fryses ved godkendelse, og en SHA-256-kontrolsum af teksten beregnes. Begge underskrifter bindes til den.
• Alle hændelser logges i et revisionsspor, der kun kan tilføjes til, kædet med hashes.
• PDF'en får en bevisside med version, kontrolsum, underskrivere, tidspunkter, metode, IP-adresse og browser.
• Begge parter får PDF'en, og medarbejderen kan hente den igen med en ny engangskode.

Det, vi ikke gør

Vi bruger ikke MitID, og underskriften er hverken avanceret eller kvalificeret efter eIDAS. Den beviser ikke identitet hævet over tvivl. Det skriver vi i appen, på bevissiden og her. Opgradering til MitID-signatur via en godkendt udbyder er planlagt, men ikke bygget.

• Konkurrence- eller kundeklausuler med stor økonomisk betydning.
• Aftaler med personer, I aldrig har mødt, fx fjernansættelser uden fysisk fremmøde.
• Hvis jeres overenskomst, forsikring eller en kunde stiller krav om en bestemt signaturtype.

For en svend, der starter på mandag, og en bogholder på 20 timer er en simpel signatur med engangskode og en komplet log i praksis det, en domstol vil se på: blev vilkårene sendt, åbnet og accepteret, og fulgte begge parter dem bagefter.

1. Dokumentet fryses, før nogen underskriver, og kan ikke ændres bagefter uden en ny version.
2. Der er en kontrolsum af dokumentet, som begge underskrifter henviser til.
3. Underskriveren identificeres mindst ved adgang til en personlig mail og en engangskode.
4. Tidspunkter, IP-adresse og browser logges, og loggen kan ikke redigeres.
5. Begge parter får en kopi, og I kan dokumentere, at den blev sendt og modtaget.
6. Samtykketeksten ("Jeg har læst kontrakten og underskriver den elektronisk") gemmes med versionsnummer.