Tillæg til ansættelseskontrakt: lønstigning, nedsat tid og allonge

Ansættelsesbevisloven gælder ikke kun ved ansættelsen. Ændres et af de forhold, kontrakten skal oplyse om, skal medarbejderen have skriftlig besked hurtigst muligt og senest den dag, ændringen træder i kraft (§ 5). Det dækker blandt andet:

• løn, tillæg, pension og udbetalingsterminer
• den normale arbejdstid og regler for overarbejde
• stilling, arbejdets indhold og arbejdssted
• prøvetid, opsigelsesvarsler og fravær med løn
• hvilken overenskomst der gælder

Undtagelsen er ændringer, der skyldes en lov eller en overenskomst, som kontrakten henviser til (§ 5, 2. pkt.). Står der fx "løn efter overenskomsten", behøver I ikke skrive til medarbejderen, hver gang overenskomstens satser stiger.

Glemmer I det, kan medarbejderen tilkendes en godtgørelse på samme måde som for en manglende kontrakt. Den kan udgøre op til 13 ugers løn, og op til 20 ugers løn ved skærpende omstændigheder (§ 13, stk. 1). Kun hvis manglen er undskyldelig og ikke har haft konkret betydning, er godtgørelsen højst 1.000 kr. (§ 13, stk. 2).

Loven siger, hvornår en ændring skal på skrift. Den siger ikke, hvornår I må ændre noget. Det følger af praksis fra domstolene, og hovedreglerne er enkle:

Om en ændring er væsentlig, afgøres konkret. En lønnedgang er det næsten altid. Det samme gælder typisk færre timer, en anden stilling eller et nyt arbejdssted med meget længere transport.

Varsler I en væsentlig ændring, kan medarbejderen sige nej og betragte sig som opsagt. Så slutter ansættelsen, når varslet udløber, og medarbejderen har de rettigheder, der følger af en opsigelse fra jer. Siger medarbejderen ikke fra inden for rimelig tid, kan det blive opfattet som en accept.

Har I overenskomst, kan den have egne regler om ændringer. Varslerne for en funktionær står i guiden om opsigelsesvarsel.

En allonge er et kort dokument, der hører til den oprindelige kontrakt og kun ændrer det, der står i den. Den skal kunne læses alene, så skriv den sådan, at en udenforstående kan se, hvad der gælder:

• En overskrift, fx "Tillæg nr. 1 til ansættelseskontrakt".
• Parternes navne.
• Hvilken kontrakt tillægget hører til: datoen for den oprindelige kontrakt.
• Den nye formulering af det punkt, der ændres. Skriv hele punktet, ikke kun et tal.
• Fra hvilken dato ændringen gælder, og om den er midlertidig.
• "Kontraktens øvrige vilkår er uændrede."
• Dato og underskrift fra begge parter.

Loven kræver skriftlig besked, ikke en underskrift fra medarbejderen. Men en underskrift fra begge viser, at ændringen er aftalt. Det er vigtigt, når ændringen kræver medarbejderens accept, fx ved nedsat tid eller lavere løn. Nummerér tillæggene, og gem dem sammen med kontrakten.

En lønstigning er til medarbejderens fordel, så den kræver intet varsel. Den skal blot stå skriftligt senest den dag, den gælder fra.

Går en medarbejder ned i tid efter eget ønske, er det en aftale, og den kan gælde fra den dato, I bliver enige om. Er det jer, der vil sætte timerne ned, er det som regel en væsentlig ændring, som kræver accept eller samme varsel som en opsigelse.

Tre ting at holde øje med, når timerne går ned:

• Funktionærstatus. Arbejder medarbejderen 8 timer om ugen eller mindre i gennemsnit, er hun ikke længere funktionær (funktionærloven § 1, stk. 2). Det ændrer bl.a. varsler og løn under sygdom. Se funktionær eller ej?
• Afskedigelse. I må ikke afskedige en medarbejder, fordi hun beder om at gå ned i tid eller siger nej til det. Så kan hun få en godtgørelse (deltidsloven § 4 a, stk. 3).
• Forældre til børn under 9 år kan skriftligt bede om ændrede arbejdstider i en periode. I skal svare inden for rimelig tid og begrunde et afslag (ligebehandlingsloven § 8 a, stk. 2).

Et tillæg passer til én eller to ændringer i en kontrakt, der ellers er i orden. En ny kontrakt er bedre, når meget ændres på én gang, fx ved skift fra timeløn til fast løn eller til en ny stilling, eller når den gamle kontrakt er så gammel, at den ikke følger den nuværende lov.

Medarbejdere, der var ansat før 1. juli 2023, kan bede om at få oplysningerne efter den nye ansættelsesbevislov. I skal så udlevere eller supplere dem senest 8 uger efter anmodningen (ansættelsesbevisloven § 16, stk. 4).

En ny kontrakt til en medarbejder, I allerede har, bør:

• sige, at den erstatter den tidligere kontrakt, og fra hvilken dato,
• sige, at ancienniteten regnes fra den oprindelige ansættelsesdato,
• ikke have en ny prøvetid. For en funktionær regnes de 3 måneder i funktionærlovens § 2, stk. 5 fra ansættelsens start, så en ny prøvetid giver ikke et kortere varsel.

Hvad en kontrakt skal indeholde, står i guiden om lov om ansættelsesbevis.

Pactora har ikke en særskilt funktion til tillæg. Sådan gør I i dag:

• Er kontrakten stadig en kladde, retter I den bare.
• Er den sendt til underskrift, afvist eller udløbet, men ikke underskrevet af begge, opretter I en ny version. Den gamle version låses som erstattet, åbne underskriftslinks tilbagekaldes, og begge parter skriver under på den nye.
• Er kontrakten underskrevet af begge, kan den ikke ændres. Vil I have ændringen underskrevet i Pactora, laver I en ny kontrakt til medarbejderen med de nye vilkår og skriver i den, at den erstatter den tidligere. Den underskrevne kontrakt bliver liggende under medarbejderen. Kontrollen er bygget til nye ansættelser, så læs dens fund om frister og prøvetid med det for øje.
• Vil I hellere bruge en allonge, så skriv den uden for Pactora, få den underskrevet, og gem den sammen med kontrakten.