Opsigelse
Skriftlig advarsel til en medarbejder: regler, eksempel og gratis skabelon
En medarbejder kommer for sent, leverer ikke eller samarbejder dårligt. Før I kan opsige for den slags, skal medarbejderen som udgangspunkt have haft en reel chance for at rette op. Det er advarslens formål. Her er reglerne, og en skabelon, I kan kopiere.
Opdateret 27. oktober 2026 · Ikke juridisk rådgivning
Det korte svar
- Loven stiller ingen formkrav til en advarsel. Men en opsigelse for samarbejds- eller præstationsproblemer er sjældent saglig uden en forudgående, konkret advarsel (funktionærloven § 2 b for funktionærer med mindst 1 års anciennitet; overenskomsternes regler om usaglig afskedigelse for de fleste andre).
- Skriv hvad der er sket med datoer, hvad der skal ændres, inden hvornår, og hvad der sker ellers.
- Få kvittering for modtagelsen. Den er ikke en accept af indholdet.
- Skabelonen står længere nede, klar til at kopiere eller printe.
Påtale, advarsel eller bortvisning?
Fire reaktioner, i stigende alvor. Reglerne for, hvornår den ene skal gå forud for den anden, står ikke i en paragraf. De følger af praksis fra Afskedigelsesnævnet og domstolene, som vurderer, om en opsigelse var rimeligt begrundet.
| Reaktion | Hvornår | Hvad I gør |
|---|---|---|
| Mundtlig påtale | Mindre forhold, første gang: en forsinkelse, en glemt opgave. | Sig det klart, og notér dato og indhold i personalemappen. |
| Skriftlig advarsel | Gentagelse, eller et forhold, der er alvorligt nok til, at næste gang kan betyde opsigelse. | Konkret, dateret, med frist og konsekvens. Kvittering for modtagelsen. |
| Opsigelse | Efter en advarsel uden bedring, eller på grund af virksomhedens forhold. | Med det varsel, der gælder efter funktionærloven, overenskomsten eller kontrakten. |
| Bortvisning | Grov misligholdelse: tyveri, vold, trusler, grov illoyalitet. Ansættelsen ophører straks. | Reagér straks, og få rådgivning, før I bortviser. En uberettiget bortvisning koster løn i opsigelsesperioden og ofte en godtgørelse (funktionærloven § 3 og § 2 b, stk. 3). |
Hvornår skal I give en advarsel først?
En opsigelse af en funktionær, der har været ansat uafbrudt i mindst 1 år, skal være rimeligt begrundet i medarbejderens eller virksomhedens forhold; ellers kan medarbejderen få en godtgørelse (funktionærloven § 2 b). De fleste overenskomster har en tilsvarende regel om usaglig afskedigelse, som Afskedigelsesnævnet afgør. Praksis er den samme begge steder: skyldes opsigelsen noget, medarbejderen kunne have rettet op på, skal medarbejderen have haft chancen.
| Grunden | Advarsel først? |
|---|---|
| Samarbejde, præstation, for sent fremmøde, fravær uden besked, brud på instrukser | Ja, som udgangspunkt. Medarbejderen skal vide, hvad der er galt, og at opsigelse er næste skridt. |
| Virksomhedens forhold: nedgang, omstrukturering, en funktion der nedlægges | Nej. Opsigelsen begrundes i virksomhedens forhold, ikke i medarbejderen. |
| Grov misligholdelse: tyveri, vold, trusler, grov illoyalitet | Nej. Bortvisning kan være berettiget uden advarsel, men få rådgivning først. |
| Sygdom | Sygefravær er lovligt forfald og kan ikke give en advarsel i sig selv. En advarsel kan handle om manglende besked om fraværet, ikke om fraværet. |
Bevisbyrden er jeres
Bliver opsigelsen anfægtet, er det jer, der skal vise, at medarbejderen kendte kravet og konsekvensen. En advarsel, I ikke kan dokumentere, tæller, som om den ikke blev givet.
Funktionærer med under 1 års anciennitet og timelønnede uden overenskomst er ikke dækket af § 2 b, og i prøvetiden kræver en opsigelse normalt ikke en forudgående advarsel. Andre regler kan dog ramme en opsigelse alligevel, fx ligebehandlingsloven og forskelsbehandlingsloven. En advarsel er stadig god praksis, fordi den ofte løser problemet, så opsigelsen aldrig bliver nødvendig. Hvem der er funktionær, står i funktionær eller ej?
Det skal stå i advarslen
En advarsel skal kunne læses af en udenforstående om to år. Derfor:
- Dato, virksomhedens navn og medarbejderens navn.
- En konkret beskrivelse med datoer og eksempler: "mødte 40 minutter for sent den 3., 9. og 17. oktober uden at give besked", ikke "dårlig attitude".
- Hvad det strider imod: kontraktens punkt, personalehåndbogens afsnit eller den instruks, der er givet, og en henvisning til en tidligere mundtlig påtale, hvis der var en.
- Hvad I forventer ændret, så konkret, at medarbejderen kan se, hvornår kravet er opfyldt.
- En frist eller et opfølgningsmøde med dato.
- Konsekvensen: at gentagelse eller lignende forseelser kan føre til opsigelse. Uden den sætning er advarslen svag; "ansættelsesretlige konsekvenser" dækker, men "opsigelse" er tydeligere.
- Plads til kvittering for modtagelsen (ikke enighed) og til medarbejderens bemærkninger.
Gratis skabelon til skriftlig advarsel
Kopiér teksten, udfyld [felterne], og slet det, der ikke passer. Skriv forholdet så konkret, at medarbejderen ikke kan være i tvivl om, hvad der menes.
Skriftlig advarsel
[Virksomhedens navn], CVR [nr.] Til: [Medarbejderens navn], [stilling] Dato: [dato]
Beskrivelse af forholdet Den [dato] [beskriv konkret, hvad der skete, fx: mødte medarbejderen 40 minutter for sent uden at give besked. Det er sket tre gange siden [dato]; se vores samtale den [dato]].
Det er i strid med [kontraktens punkt om arbejdstid / personalehåndbogens afsnit om fremmøde], og det er tidligere påtalt mundtligt den [dato].
Forventet ændring Virksomheden forventer, at [beskriv konkret, hvad der skal ændres, fx: medarbejderen møder til tiden og giver besked til nærmeste leder før vagtens start, hvis det undtagelsesvis ikke kan lade sig gøre].
Frist og opfølgning Ændringen skal være sket fra [dato]. Vi følger op på et møde den [dato].
Konsekvens Gentager forholdet sig, eller sker der andre lignende forseelser, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder opsigelse.
Medarbejderen har mulighed for at komme med bemærkninger til advarslen, skriftligt eller på opfølgningsmødet. Bemærkningerne lægges ved advarslen.
Udleveret af: ____________________ [navn og stilling]
Modtaget den: ____________________ [medarbejderens underskrift] Underskriften er en kvittering for, at advarslen er modtaget, ikke for enighed i dens indhold.
Skabelon, ikke rådgivning. Er I overenskomstdækkede, så tjek overenskomstens regler om advarsler og tillidsrepræsentantens rolle, før I giver den.
Pactora laver ansættelseskontrakter, ikke advarsler. Skabelonen kopierer I selv; intet af det, I skriver, gemmes hos os. Hvad vi ellers behandler, står i privatlivspolitikken.
Sådan giver I advarslen
- Indkald til et møde. Vær to fra virksomheden, eller sørg for en bisidder, så I kan dokumentere, hvad der blev sagt.
- Tilbyd medarbejderen en bisidder, fx en kollega eller tillidsrepræsentanten. Uden overenskomst er det ikke et krav, men det gør advarslen sværere at anfægte.
- Gennemgå advarslen, og lyt. Holder medarbejderens forklaring, så ret advarslen, eller lad den falde. Det er ikke et nederlag; det er, hvad mødet er til.
- Udlevér den skriftligt, og få kvittering for modtagelsen. Nægter medarbejderen at kvittere, så notér det på jeres kopi med vidne, og send en kopi på mail samme dag.
- Læg kopien i personalemappen. Oplysninger om en medarbejder skal være saglige og relevante, kun være tilgængelige for dem, der har brug for dem, og slettes, når de ikke længere er nødvendige. Det følger af databeskyttelsesreglerne; Datatilsynets vejledning om ansættelsesforhold står blandt kilderne.
Hvor længe gælder en advarsel?
Ingen lov sætter en udløbsdato. I praksis mister en advarsel vægt med tiden: efter 1-2 år uden nye forseelser kan den sjældent bære en opsigelse alene, kortere for mindre forhold, længere for alvorlige. Står der i jeres overenskomst eller personalehåndbog, at advarsler slettes efter en bestemt tid, gælder det.
En advarsel for én type forhold, fx for sent fremmøde, bærer heller ikke en opsigelse for et andet, fx dårlig kvalitet i arbejdet. Dukker problemet op igen efter lang tid, så giv en ny advarsel, der henviser til den gamle.
Tillidsrepræsentant, gravid, handicap
I må godt give en advarsel til en tillidsrepræsentant, en gravid medarbejder, en medarbejder på orlov eller en medarbejder med handicap, når der er en saglig grund. Men dokumentér sagligheden ekstra grundigt:
- Ved en senere opsigelse under graviditet eller orlov er det jer, der skal bevise, at opsigelsen ikke skyldes graviditeten eller orloven (ligebehandlingsloven § 9 og § 16, stk. 4).
- Ved handicap må forholdet ikke skyldes, at I ikke har tilpasset arbejdet rimeligt, fx med hjælpemidler eller ændrede opgaver (forskelsbehandlingsloven § 2 og § 2 a).
- Tillidsrepræsentanter har efter de fleste overenskomster en særlig beskyttelse mod opsigelse. Giv advarslen efter overenskomstens regler, typisk med fagforeningens viden.
Efter advarslen
- Hold opfølgningsmødet på datoen, og skriv et kort referat.
- Er der bedring, så sig det, skriv det i referatet, og lad sagen hvile.
- Er der ikke, kan I opsige med det varsel, der gælder, eller aftale en fratrædelse, hvor I bliver enige om vilkårene (fratrædelsesaftale). Varslet og sidste ansættelsesdag viser beregneren.
- Henvis til advarslen i opsigelsen: datoen, forholdet og at det er gentaget. Det er den dokumentation, § 2 b og overenskomsterne spørger efter.
Spørgsmål og svar
Skal en advarsel være skriftlig?
Loven stiller ingen formkrav, så en mundtlig advarsel gælder også. Men det er jer, der skal kunne bevise, at medarbejderen fik den, hvad den handlede om, og at konsekvensen var klar. Derfor er en skriftlig advarsel med kvittering for modtagelsen det, Afskedigelsesnævnet og domstolene lægger vægt på. Notér som minimum en mundtlig påtale med dato og indhold.
Hvor mange advarsler skal der til før en opsigelse?
Der står ikke et tal i loven. Som udgangspunkt er én konkret advarsel med en frist nok, hvis forholdet gentager sig, og advarslen handlede om det samme. Flere advarsler for mindre forhold kan tilsammen bære en opsigelse, hvis de er dokumenterede. Er problemet alvorligt nok, kan opsigelse eller bortvisning ske uden advarsel. Kravet om en rimelig begrundelse gælder funktionærer med mindst 1 års anciennitet (funktionærloven § 2 b) og de fleste overenskomstansatte efter overenskomsternes regler; en advarsel er god praksis for alle andre.
Hvad hvis medarbejderen nægter at skrive under?
Det gør ikke advarslen ugyldig. Underskriften er en kvittering for modtagelsen, ikke en accept af indholdet. Skriv på jeres kopi, at advarslen blev udleveret og gennemgået på mødet den [dato], hvem der var til stede, og at medarbejderen ikke ville kvittere. Send desuden advarslen på mail samme dag, så I har et tidsstemplet bevis for, at den er givet.
Kan vi give en advarsel pr. mail?
Ja. En mail er skriftlig, kan tidsstemples, og loven kræver ikke en bestemt form. Men giv den helst på et møde, hvor medarbejderen får mulighed for at svare, og send mailen bagefter. En advarsel, der kun lander i indbakken, mens medarbejderen er på vagt, opfattes let som urimelig og giver et dårligere forløb.
Kan medarbejderen klage over en advarsel?
Medarbejderen kan altid skrive sine bemærkninger, og I bør lægge dem ved advarslen. Er I overenskomstdækkede, kan fagforeningen tage advarslen op efter overenskomstens regler, typisk gennem tillidsrepræsentanten eller en lokalforhandling. Uden overenskomst er der ingen klageinstans. Advarslens saglighed bliver først prøvet, hvis den senere bruges som grundlag for en opsigelse, som medarbejderen anfægter.
Er kontrakten på plads, før advarslen?
En advarsel henviser til kontraktens vilkår om arbejdstid, fremmøde og opgaver. Pactora har skabeloner med vilkårene på plads, kontrollerer lovens punkter og sender kontrakten til underskrift på mobilen.