Opsigelse af en medarbejder: sådan gør I det rigtigt, trin for trin

En opsigelse skal have en grund, og grunden afgør, hvad der skal være på plads først. Der er to slags:

Tal med medarbejderen, før beslutningen er endelig. Ofte kommer der oplysninger frem, der ændrer billedet, og samtalen er i sig selv dokumentation for, at I har handlet ordentligt. Skriv et kort referat. Hvad en advarsel skal indeholde, står i guiden om advarsel til en medarbejder.

Hvor meget kræver loven? For en funktionær, der har været ansat i mindst 1 år, skal opsigelsen være rimeligt begrundet i medarbejderens eller virksomhedens forhold. Er den ikke det, kan medarbejderen få en godtgørelse på op til halvdelen af lønnen i opsigelsesperioden, og op til 3, 4 eller 6 måneders løn, når medarbejderen er fyldt 30 år ved opsigelsen eller har mindst 10 eller 15 års uafbrudt ansættelse (funktionærloven § 2 b). For en timelønnet, der ikke er funktionær, gælder § 2 b ikke, men forbuddene mod forskelsbehandling gælder alle, og en overenskomst kan have egne regler.

Nogle medarbejdere må ikke opsiges af bestemte grunde, og for nogle af dem er det jer, der skal bevise, at grunden var en anden. Tabellen flagger. Passer et af punkterne, så få rådgivning, før I opsiger.

Læs mere om sygdom i guiden om 120-dages-reglen og i guiden om løn under sygdom og refusion.

For en funktionær står varslet i funktionærloven: 1 måned i de første 6 måneder, derefter 3 måneder, plus 1 måned for hvert tredje år, højst 6 måneder, altid til fratræden ved udgangen af en måned (§ 2). I en aftalt prøvetid er det 14 dage, hvis ansættelsen slutter inden 3 måneder (§ 2, stk. 5). For en timelønnet, der ikke er funktionær, gælder det varsel, kontrakten eller overenskomsten siger; ingen lov giver et mindstevarsel. Varslet løber fra den dag, medarbejderen modtager opsigelsen, ikke fra afsendelsen, og for en funktionær skal den være modtaget senest den sidste dag i måneden, for at varslet begynder at løbe fra den 1. (§ 2, stk. 7). Se guiden om opsigelsesvarsel og guiden om prøvetid.

Et opsigelsesbrev er kort. Det skal kunne læses af medarbejderen, af en a-kasse og om nødvendigt af en dommer, uden at nogen behøver at spørge, hvad der mentes. Gå listen igennem:

• Dato for brevet, og plads til datoen for modtagelsen.
• Medarbejderens navn og stilling, og hvilken kontrakt opsigelsen gælder.
• Selve opsigelsen: "opsiges med [varsel] til fratræden den [dato]". Datoen er den sidste ansættelsesdag; for en funktionær den sidste dag i en måned.
• Begrundelsen, kort og saglig. Loven kræver den ikke i brevet, men en funktionær kan kræve den skriftligt (funktionærloven § 2, stk. 7), og den er sværere at skrive bagefter. En sætning er nok.
• Om medarbejderen arbejder i opsigelsesperioden, er fritstillet eller suspenderet, og fra hvilken dag.
• Ferie i opsigelsesperioden: øvrig ferie kan varsles med 1 måned, hovedferie med 3 måneder (ferieloven § 9, stk. 2). Hovedferien kan som udgangspunkt ikke lægges i en opsigelsesperiode på 3 måneder eller derunder (§ 11, stk. 1).
• Udstyr, nøgler, adgangskort og adgange, og hvornår de afleveres.
• Hvordan den sidste løn afregnes: løn til fratrædelsesdagen, feriepenge og eventuel fratrædelsesgodtgørelse.
• Hvem medarbejderen kan kontakte med spørgsmål.
• En linje til medarbejderens kvittering for modtagelsen. Underskriften er ikke en accept af begrundelsen, og det må gerne stå der.

Skriv ikke mere end det. Vurderinger af medarbejderen som person, lange forklaringer og undskyldninger hører til samtalen, ikke brevet.

To breve, I kan kopiere eller printe: et til en funktionær med funktionærlovens varsel, og et til en timelønnet uden overenskomst med varslet fra kontrakten. Udfyld [felterne], vælg mellem alternativerne, og slet det, der ikke passer.

Opsigelsen gælder fra den dag, den er kommet frem til medarbejderen. Derfor er beviset for modtagelsen lige så vigtigt som brevet:

• Et personligt møde, kort og uden publikum. Sig det vigtigste med det samme, giv brevet, og bed om en kvittering for modtagelsen. Medarbejderen må gerne have en bisidder med, fx en kollega eller en tillidsrepræsentant, og det bør I sige ja til.
• Skriftligt samme dag. Udlever brevet på mødet, og send det desuden til medarbejderens private e-mail. Gem kvitteringen, læsekvitteringen eller afsendelseslogfilen. Et anbefalet brev er et godt supplement, ikke det eneste bevis.
• Er medarbejderen syg eller på ferie, kan I stadig opsige. Send brevet, så det er kommet frem til adressen inden den dag, varslet skal regnes fra. Et brev regnes for kommet frem, når det er i postkassen eller indbakken, ikke når det er læst.
• Nægter medarbejderen at tage imod brevet, så notér det med dato, klokkeslæt og vidner, og send brevet med posten og på e-mail samme dag. Opsigelsen gælder alligevel, når den er kommet frem.

Giv besked til kollegerne kort og neutralt, når medarbejderen har fået opsigelsen, og aftal med medarbejderen, hvad der siges til kunder.

I begge tilfælde er medarbejderen stadig ansat: loyalitetspligten gælder, tavshedspligten gælder, og klausuler i kontrakten løber videre, men husk, at en konkurrenceklausul ikke gælder, hvis I opsiger uden rimelig anledning. Se guiden om konkurrence- og kundeklausuler. Fritstilling er det almindelige valg, når medarbejderen har kundekontakt eller adgang til følsomme oplysninger, eller når samarbejdet er brudt sammen. Skriv valget og datoen i brevet.

• Løn til og med fratrædelsesdagen, inkl. tillæg, overarbejde og den løn, der er aftalt for en fritstilling.
• Feriepenge: feriegodtgørelse på 12,5 % for den optjente betalte ferie, medarbejderen ikke har holdt, også for en medarbejder med ferie med løn (ferieloven § 16, stk. 4). Den indberettes via eIndkomst og indbetales til FerieKonto (§ 31). Er beløbet højst 2.500 kr. efter skat, kan I udbetale det direkte ved fratrædelsen (§ 26, stk. 2). Se guiden om ferie.
• Fratrædelsesgodtgørelse til en funktionær med mindst 12 års uafbrudt ansættelse: 1 måneds løn, og med mindst 17 år: 3 måneders løn, udbetalt ved fratrædelsen (funktionærloven § 2 a).
• ATP, pension og eventuelle forsikringer gennem arbejdet stopper med den sidste løn. Giv pensionsselskabet besked, så medarbejderen får at vide, hvad der sker med ordningen.
• Udstyr, nøgler og adgangskort tilbage, og adgange til systemer, mail og bank lukket senest på fratrædelsesdagen.
• Arkivér kontrakten, advarslen, opsigelsen og kvitteringen for modtagelsen sammen, så længe I kan få brug for dem ved en tvist; lønbilagene i 5 år efter bogføringsloven. Hvordan Pactora opbevarer kontrakter, står i privatlivspolitikken.

Vil I i stedet ændre vilkårene, fx sætte timerne ned, så husk, at en væsentlig ændring til ugunst kræver accept eller samme varsel som en opsigelse. Se guiden om tillæg til kontrakten.

Er I og medarbejderen enige om at skilles, kan en fratrædelsesaftale erstatte opsigelsen: I aftaler fratrædelsesdag, fritstilling, eventuel ekstra godtgørelse og at ingen af jer har flere krav. Den giver ro for begge parter, men medarbejderen bør have tid til at få den vurderet, før den underskrives. Se guiden om fratrædelsesaftaler.

Pactora laver ikke opsigelsesbreve; brug skabelonerne ovenfor. Det, appen gør i dag:

• Registrér fratrædelsen på den underskrevne kontrakt med den sidste ansættelsesdag. Fra den dag tæller medarbejderen ikke længere med i prisen.
• Kontrakten bliver i arkivet med underskrifter, PDF og revisionsspor i den opbevaringsperiode, I har valgt, og slettes derefter. Gem opsigelsen og kvitteringen sammen med den.
• Næste ansættelse: skabelonerne skriver varsler for begge parter, og kontrollen siger til, hvis et varsel er kortere end funktionærlovens. Se kontrakten til funktionærer og kontrakten til timelønnede.