Fratrædelsesaftale: hvornår den er en god idé, hvad den skal indeholde, og en gratis skabelon

Ved en opsigelse bestemmer I, og medarbejderen beholder de rettigheder, loven, kontrakten og overenskomsten giver. Ved en fratrædelsesaftale bliver I enige om det hele på én gang: datoen, lønnen, fritstillingen og at sagen er lukket. Forskellene i korte træk:

Aftalen er typisk bedst, når samarbejdet er kørt fast, uden at I har en klar saglig grund til at opsige, når I ønsker en hurtig fratræden, eller når en funktionær med lang anciennitet selv vil videre på ordentlige vilkår. Er grunden klar og dokumenteret, er en almindelig opsigelse ofte det enkleste; se guiden om opsigelse af en medarbejder. Hvad medarbejderens varsel er, viser beregneren.

Aftalen skal kunne læses alene om to år. Skriv derfor alt det, der ellers ville følge af kontrakten, loven og overenskomsten. De 10 punkter:

• Fratrædelsesdato. Som udgangspunkt mindst det varsel, medarbejderen selv har krav på, regnet fra aftalens dato. Et kortere varsel kan aftales, men så bør medarbejderen få noget for det, fx løn for forskellen. Beregneren viser varslet og datoen.
• Fritstilling, suspension eller arbejde. Skal medarbejderen arbejde til fratrædelsesdatoen, suspenderes (stå til rådighed uden at møde) eller fritstilles? Ved fritstilling: om I modregner løn fra et nyt job. For en fritstillet funktionær er det fast praksis ved domstolene, at der ikke modregnes i de første 3 måneder, svarende til funktionærlovens § 3. Skriv, hvad der gælder hos jer.
• Løn, pension og goder frem til fratrædelsesdatoen: fast løn, pension, fri telefon, bil, bonus og provision, og hvornår hvert gode stopper.
• Ferie. Er medarbejderen fritstillet, anses ferie for holdt i fritstillingsperioden, når ferien og dens varsel (3 måneder for hovedferien, 1 måned for anden ferie) kan rummes i perioden (ferieloven § 11, stk. 2). Resten afregnes ved fratræden: til FerieKonto (§ 31) eller direkte til medarbejderen, når beløbet er højst 2.500 kr. efter skat (§ 26, stk. 2). Se guiden om ferie.
• Fratrædelsesgodtgørelse. En funktionær med 12 eller 17 års uafbrudt ansættelse har krav på 1 eller 3 måneders løn ved opsigelse (funktionærloven § 2 a). Skriv, om den indgår i beløbet, og om I giver en ekstra godtgørelse for at få aftalen i hus.
• Fuld og endelig afgørelse. Sætningen, der lukker sagen: ingen af parterne kan senere rejse krav af ansættelsen. Undtag det, der ikke kan gøres op nu: pension, der allerede er indbetalt, arbejdsskader og krav, ingen af jer kunne kende, da I skrev under.
• Tavshed og loyalitet. Om aftalens indhold må omtales, og at begge omtaler hinanden loyalt. Medarbejderens tavshedspligt om virksomhedens forhold gælder også efter fratrædelsen.
• Klausuler. Har medarbejderen en konkurrence- eller kundeklausul, så skriv, om den fastholdes med kompensation eller opsiges. I kan opsige en klausul med 1 måneds varsel til udgangen af en måned, og medarbejderen kan have krav på engangsbeløbet (lov om ansættelsesklausuler §§ 10-11). Se guiden om klausuler.
• Udstyr, udlæg og udtalelse. Nøgler, computer, telefon og bil: hvornår de afleveres. Udlæg, der mangler at blive afregnet. Om der gives en udtalelse eller anbefaling, og hvad der står i den.
• Betænkningstid og rådgivning. Skriv, at medarbejderen er opfordret til at søge rådgivning hos fagforening, a-kasse eller advokat, og hvor mange dage medarbejderen har haft til at overveje aftalen. Vi anbefaler mindst 5 arbejdsdage. Det er jeres bedste værn mod, at aftalen senere tilsidesættes.

Kopiér teksten, udfyld [felterne], og slet de sætninger i klammer, der ikke passer, hvor der står flere alternativer. Skabelonen følger loven, men kender ikke jeres overenskomst eller medarbejderens kontrakt. Vejledning, ikke juridisk rådgivning.

Lad medarbejderen få aftalen som udkast først, og sæt en dato for svar. Underskriften kan være fysisk eller elektronisk; se guiden om elektronisk underskrift.

En fratrædelsesgodtgørelse, der gives ud over lønnen i opsigelsesperioden, er skattefri for de første 8.000 kr. i indkomståret. Resten beskattes som almindelig løn. Bundfradraget gælder kun, når medarbejderen helt ophører i virksomheden, og beløbet udbetales i tidsmæssig tilknytning til fratrædelsen (ligningsloven § 7 U, stk. 1 og 2).

Løn i en fritstillingsperiode er løn, ikke godtgørelse. Det samme gælder et beløb, der træder i stedet for løn frem til den dag, medarbejderen kunne være opsagt til (§ 7 U, stk. 1, 3. pkt.). Det får ikke bundfradraget. Reglerne er beskrevet i Skattestyrelsens juridiske vejledning, afsnit C.A.3.5.1. Spørg jeres revisor eller lønbureau, før beløbet sættes i aftalen.

Det er medarbejderens sag, men det bliver jeres, hvis det kommer bag på medarbejderen efter underskriften. Beder medarbejderen om at blive afskediget eller indgår frivilligt en aftale om afskedigelse, sidestilles det med, at medarbejderen selv siger op (bekendtgørelse om selvforskyldt ledighed § 4, stk. 4). Uden en gyldig grund giver det 3 ugers karantæne (§ 24), og to gange på 12 måneder koster retten til dagpenge, indtil medarbejderen har arbejdet 300 timer på 3 måneder (borger.dk).

Derfor: skriv i aftalen, at initiativet kom fra virksomheden, når det er sandt, og opfordr medarbejderen til at tale med a-kassen, før der skrives under. A-kassen afgør sagen konkret; aftalens ord afgør den ikke.

• Pres og korte frister. En aftale kan ændres eller tilsidesættes helt eller delvis, hvis det vil være urimeligt at gøre den gældende, og forholdene ved indgåelsen tæller med (aftaleloven § 36). Underskrift på mødet uden betænkningstid er det klassiske eksempel.
• Ufravigelige rettigheder. Funktionærlovens regler kan ikke fraviges til ugunst for funktionæren (§ 21). Domstolene accepterer som udgangspunkt, at en funktionær giver afkald på rettigheder i en aftale, der indgås, efter at opsigelsen er en realitet, når medarbejderen får noget til gengæld og har kunnet overskue konsekvenserne. En aftale, der bare fjerner rettigheder, holder ikke.
• Overenskomsten. Den kan kræve, at tillidsrepræsentanten eller fagforeningen inddrages, og sætte grænser for, hvad der kan aftales. Tjek den, før I skriver udkastet.
• Særligt beskyttede medarbejdere. Gravide, medarbejdere på barsel, medarbejdere med handicap og tillidsrepræsentanter er særligt beskyttet mod afskedigelse. En aftale med dem skal kunne stå for sig selv, så få den læst igennem. Det samme gælder en langtidssyg funktionær; se 120-dages-reglen.

• Sidste lønkørsel: løn og pension til fratrædelsesdatoen, godtgørelsen med bundfradraget, bonus og provision, udlæg.
• Feriepenge: afregn ferie, der ikke er holdt, til FerieKonto eller direkte efter ferielovens regler.
• Udstyr og adgange: nøgler, computer, telefon, adgangskort, og luk konti og adgange til systemer.
• Udtalelse eller anbefaling, som aftalt.
• G-dage, hvis betingelserne er opfyldt.
• Arkiv: gem aftalen sammen med kontrakten og lønsedlerne i jeres opbevaringsperiode.

Sådan gør I i Pactora

Pactora har ikke et værktøj til at skrive fratrædelsesaftalen; brug skabelonen ovenfor. På den underskrevne kontrakt registrerer I fratrædelsen med fratrædelsesdatoen. Derefter tæller medarbejderen ikke længere med i jeres pakke, og kontrakten bliver liggende i den opbevaringsperiode, I har valgt, før den slettes. Skal den næste medarbejder have en kontrakt, er den klar i Pactora.